Onboarding: Diese typischen Fehler müssen Sie vermeiden

Die Arbeitswelt befindet sich aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung im Wandel. Qualifizierte Mitarbeiter, die in der Lage sind, diesen Wandel zu gestalten, sind das A und O einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie.

Hat man einen passenden Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin gefunden, will man ihn möglichst schnell an das Unternehmen binden. Damit das gelingt, benötigt man funktionierende Onboarding-Prozesse.

Wandel

Der Arbeitsmarkt verändert sich aufgrund des oft zitierten Fachkräftemangels derzeit zunehmend in einen Bewerbermarkt. Viele Unternehmen reagieren auf die neuen personalpolitischen Herausforderungen, indem sie die eigene Arbeitgebermarke klarer herausarbeiten und stärken. Dabei sind unterschiedliche Aspekte beim Aufbau einer Arbeitgebermarke von Bedeutung. Hierzu zählen z.B. Faktoren, wie die Werte des Unternehmens, die Produkte oder die Bedingungen, die ein Arbeitgeber in Bezug auf Gehalt und Karrieremöglichkeiten bieten kann.

Ein Sprichwort sagt sinngemäß, daß es keine zweite Chance für den ersten Eindruck gibt. Die nachhaltige Entwicklung einer Arbeitgebermarke beginnt deshalb bereits mit der Güte der Onboardingprozesse für neue Mitarbeiter.

Die größten Fehler beim Onboarding

Für zahlreiche Bewerber ist ein gutes Onboarding mittlerweile eines der entscheidenden Kriterien bei der Frage, ob sie bei dem neuen Unternehmen bleiben werden oder sich erneut nach einer neuen Arbeitsstelle umschauen. Eine gute Eingewöhnungsphase und ein erfolgreiches Onboarding steigern die Wahrscheinlichkeit, dass ein neuer Mitarbeiter nicht gleich in der Probezeit wieder kündigt.

Zahlreiche Unternehmen wissen heute, wie relevant die Onboarding-Phase ist. Gute Personaler in solchen Unternehmen fangen gleich nach der Vertragsunterzeichnung und noch vor dem ersten Arbeitstag an, dem neuen Mitarbeiter alle wichtigen Informationen mitzuteilen und erleichtern ihm auch sonst die Eingewöhnungsphase.

Wenn man bedenkt, daß es bei einer neuen Fachkraft schnell um eine Investition von mehreren hunderttausend Euro gehen kann, lohnt sich der Aufwand auch finanziell. Weiter unten habe ich die Plattform „Haufe my Onboarding“ verlinkt. Dort haben Sie die Möglichkeit, auszurechnen, wie sehr sich gute Onboarding-Prozesse für jedes Unternehmen finanziell lohnen können.

Trotzdem machen viele Personaler Fehler im Bereich des Onboardings, die zuweilen verheerende Folgen haben können.

Das sollte man beim Onboarding unbedingt verhindern

Nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch wird der Arbeitsvertrag an den Bewerber geschickt. Dieser unterschreibt und schickt den Vertrag zurück zum Unternehmen. Einer der größten Fehler im Onboarding ist, wenn das Unternehmen es dabei bewenden läßt, nichts mehr von sich hören lässt und so den neuen Mitarbeiter in Unsicherheit warten lässt (siehe „Misslungenes Onboarding – So vergraulen Sie neue Mitarbeiter gleich wieder„).

Viele Stellenwechsel sind mit fundamentalen Änderungen in der Lebenssituation eines neuen Mitarbeiters verbunden, und ziehen sich über Wochen oder Monate hin. Das Fehlen einer guten Kommunikation in dieser Zwischenzeit kann kritisch sein, denn auch neue Arbeitnehmer sind vor dem Arbeitsantritt nervös und würden gerne rechtzeitig erfahren, wann sie wo erscheinen sollen und was in den ersten Tagen auf sie zukommen wird.

Erhalten die neuen Mitarbeiter diese Informationen nicht, so ist es sehr wahrscheinlich, dass sie den ersten Arbeitstag bereits mit einem unguten Gefühl beginnen, obwohl sie nichts zu befürchten hätte.

Daher bietet es sich für das HR an, die neuen Mitarbeiter ungefähr eine Woche vor Beginn der Tätigkeit im Unternehmen per Mail zu kontaktieren und ihnen die wichtigsten Informationen zu vermitteln. Der Tenor dieser Nachricht sollte lauten, dass man sich auf den neuen Mitarbeiter freut und jederzeit für Fragen zur Verfügung steht.

Onboarding dauert länger als einen Tag

Ein weiterer Punkt, der beim Onboarding häufig problematisch ist, sind überladene erste Arbeitstage. Dabei wäre es besser, dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag zu sagen, dass er circa eine Stunde später kommen kann und auch etwas früher gehen darf. So gestaltet man einen sanften Einstieg und überfordert den Arbeitnehmer nicht mit zu vielen Informationen.

Wenn man gleich am ersten Tag zuviel verlangt, kann dies dazu führen, dass sich Mitarbeiter als nicht kompetent empfinden und den ersten Arbeitstag mit dem Gefühl der Überforderung beenden. Das ist äußerst kritisch, denn Studien haben gezeigt, dass sich häufig bereits am ersten Arbeitstag entscheidet, ob ein Mitarbeiter bleibt oder frühzeitig kündigt.

Besser ist es deshalb, wenn man am ersten Tag nur die wichtigsten Dinge grob erklärt und den Mitarbeiter ansonsten erst einmal in der neuen Umgebung ankommen läßt. Außerdem sollte man nicht gleich zu viele Veranstaltungen ansetzen, sondern dem Mitarbeiter Zeit geben, die neuen Kollegen kennen zu lernen und sich für die Begrüßung und Verabschiedung etwas Zeit zu lassen.

Es hat sich als besonders sinnvoll herausgestellt, das unmittelbare Onboarding über mehr als einen Tag laufen zu lassen. Für professionelle Personaler ist das zwar eine Selbstverständlichkeit, aber zahlreiche Unternehmen gehen trotzdem davon aus, daß nach dem ersten Einarbeitungstag bereits alle Fragen geklärt sind.

Auch ist es hilfreich, wenn man sich die Onboarding Phase eines neuen Mitarbeiters als einen Prozess vorstellt, der in mehreren Schritten verläuft und von der HR-Abteilung sorgfältig geplant wurde. Nur durch gute Planung des ganzen Prozesses kann man verhindern, dass neue Mitarbeiter sich am zweiten Tag orientierungslos und verlassen fühlen und mit dem Gedanken spielen, das Unternehmen wieder zu verlassen.

Ein erfolgreiches Onboarding-Programm kann je nach Unternehmen bis zu sechs Monate lang dauern. Insgesamt ist es hilfreich, wenn man für diese Zeitspanne ein Mentor-Programm für neue Mitarbeiter organisiert und den neuen Mitarbeitern so die Möglichkeit gibt, jederzeit ihre Fragen stellen zu können.

Fazit

Onboarding ist für viele Unternehmen ein wichtiger Begriff geworden. In Zeiten des Fachkräftemangels und bei hohen Fluktuationsraten ist es essenziell, in gute Onboarding-Prozesse zu investieren. Ein guter Prozess legt fest, was im Rahmen des Einstellungsprozesses unbedingt gemacht werden sollte. Er legt aber auch fest, vor welchen Fallen sich die Beteiligten in Acht nehmen sollten.

Weiterführende Informationen

Das Original dieses Artikels ist auf →Der Produktmanager erschienen (©Andreas Rudolph). Folgeartikel zum Thema gibt es über die (→Mailingliste), oder indem Sie →mir auf Twitter folgen.

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