Was tun wenn man mehr Anforderungen hat, als Zeit….?

Wenn Sie ein umfangreiches und erfolgreiches Produkt betreuen, kennen Sie sicherlich den Zustand, daß Sie (…..und damit Ihr agiles Team…) mehr Anforderungen erhalten, als Sie jemals werden abarbeiten können. Wenn Sie schon länger Ihr Produkt betreuen, wissen Sie auch, wie problematisch Anforderungen sein können, die unkontrolliert in das Produkt hineinwandern.

Heute will ich daher ein paar Tips zu der Frage geben, wie man sich (und seinen Kunden) in einer solchen Situation helfen kann. Es geht mir hierbei um die folgenden Dimensionen:

  • Wie sollten Sie vorgehen, um einen großen Backlog von Anforderungen effizient abzubauen?
  • Wie muss ein zukünftiger Rollin-Prozess aussehen, der ein erneutes Backlog verhindert?

Warum?

Bevor ich zur Frage des „Wie“ komme, zunächst eine kurze Überlegung zum „Warum„. Diese ist recht einfach beantwortet.

  • Stellen sich vor, Sie geben jemandem einen Verbesserungsvorschlag. Dieser Jemand kann Ihnen nach 2 Jahren immer noch nicht mitteilen, ob Ihre Idee jemals umgesetzt wird, zum Beispiel, weil er weitaus mehr zu tun hat, als er schaffen kann. Ärgerlich, oder?
  • Stellen Sie sich auf der anderen Seite vor, Ihr Team entwickelt dringend und emsig Features, von denen Sie sich insgeheim aber nicht sicher sind, ob diese überhaupt wichtig sind. Das kann Ihnen schnell passieren, wenn Ihnen der Gesamtüberblick über Anforderungen und Prioritäten fehlt.

Beide Probleme sind symptomatisch für Teams, die sich unbedingt Ihrem Backlog widmen sollten, und dem Prozess, den Sie anwenden, um Anforderungen zu formulieren.

Backlog

Rollinkanäle

In der Praxis bekommen Sie Ihre Produktanforderungen sicherlich über unterschiedliche Kanäle, wie zum Beispiel Mail, Telefon, aber auch Listen, die Sie von Kundenfokusgruppen erhalten. Oder Sie finden gutes Feedback über Foren im Internet.

Solange Sie den Rollin Prozess nicht organisieren und zentralisieren, vermute ich, daß Ihnen und Ihrem Team der konkrete Überblick fehlt, welche Erweiterungswünsche überhaupt anstehen. Dies liegt daran, daß einige Anforderungen im Mail Folder liegen, und andere in anderen Tools, d.h. der Gesamtblick erschwert ist.

Bevor Sie in einem solchen Fall aufräumen können, ist es sinnvoll, sich zunächst einmal diesen fehlenden Überblick zu verschaffen. Hierzu empfehle ich, daß Sie die Anforderungen in einem Tool, o.ä, zentral zusammenfassen.

Verstehen und Bewerten

Nehmen wir an, daß aus der zentralen Erfassung der Anforderungen sehr viele Anforderungen entstehen, die teilweise so speziell sind, daß es Ihnen ohne Experten sicher nicht gelingen wird, den Inhalt vollumfänglich aufzunehmen. Wenn Sie in solchen Fällen nicht aufpassen, verbringen Sie viele Stunden mit inhaltlichen Diskussionen.

Ich empfehle Ihnen deshalb, sich auf die wesentlichsten Punkte zu konzentrieren. In einer frühen Requirementsphase wären dies Fragen, die in die folgende Richtung gehen:

  • Anforderungen klassifizieren nach Art der Anforderung (Bug, legale Änderungen, nice-to-have-Erweiterungen, etc), um herauszufinden, was wie wichtig ist.
  • Kundenimpact (warum sollte die Anforderung aus Kundensicht implementiert werden?), etc

Um die besprochenen Inhalte nicht zu vergessen, sollten Sie Ihre Bewertung dokumentieren., und in einer kurzem Empfehlung direkt bei der Anforderung erfassen.

Zusammenfassen

Oft sind Anforderungen sehr feingrannular. Ich halte es daher für sinnvoll, Anforderungen zu gruppieren, immer mit dem Ziel vor Augen, aus vielen kleinen Anforderungen ein größeres Projekt zu machen.

Dies ist aus zwei Gründen wichtig:

  • Wenn Sie Anforderungen nach Priorität bewerten, kommen kleine Anforderungen oft nicht zum Zug. Wenn Sie diese Anforderungen im Gesamtkontext bewerten, kann die Wichtigkeit ganz anders ausehen.
  • Mit dem Gruppieren der Anforderung reduzieren sie galant die Menge.

Habe ich noch etwas vergessen?

Rollinprozess

Wenn Sie Ihren initialen Backlog abgebaut haben, stellt sich die Frage, wie Sie den zukünftigen Rollinprozess organisieren.

Meiner Meinung nach sollten Sie diesen Prozess so gestalten, daß Sie in der Lage sind, die eintreffenden Anforderungen schnell zu bewerten, und zu entscheiden, welche davon Sie umsetzen. Die Gründe sind:

  • Sie sind in der Lage, Kunden schnell Feedback zu geben.
  • Oft ändern sich Anforderungen im Laufe der Zeit. Eine Anforderung ohne Rückfrage umzusetzen, die einige Jahre alt sind, kann deshalb gefährlich sein.

Screening

Sobald eine Anforderung eingeht, sollten Sie sie so aufarbeiten, daß sie allgemeinverständlich wird. Hierbei kann Ihnen derselbe Bewertungsmechanismus helfen, den Sie bereits beim Abbau des Anforderungs-Backlogs geholfen hat. Wichtig ist, daß Sie die Kundenprioritäten verstehen, und die Art der Anforderung.

Regelmäßige Planung

Sie sollten keinesfalls die Anforderung direkt in die Entwicklung einlasten. Vielmehr ist es sinnvoll, die Anforderungen über einen Zeitraum zu sammeln. Dies hilft Ihnen zum Beispiel dabei, kleine Anforderungen zu größeren Projekten zu gruppieren.

Um die gesammelten Anforderungen nicht zu lange warten zu lassen, sollten Sie die entstehenden Anforderungslisten regelmäßig priorisieren lassen, und einplanen.

Abgelehnten Backlog im Auge halten

In Ihrem abgelehnten Backlog können Anforderungen schummern, die inhaltlich sehr wichtig sind, die Sie jedoch nie haben umsetzen können. Daher ist es sinnvoll, mit dem Eingang einer neuen Anforderung zunächst einmal zu prüfen, ob Sie den Kandidaten bereits kennen. Wenn ja, sollten sie diese Screeningergebnisse weiterverwenden.

Habe ich noch etwas vergessen?

Weiterführende Informationen

… auf www.Produkt-Manager.net

In den folgenden Artikel finden Sie weiterführende Informationen zum Thema:

Kontakt

Das Original dieses Artikels ist auf Der Produktmanager erschienen (©Andreas Rudolph). Regelmäßige Artikel gibt es über die (→Mailingliste), oder indem Sie →mir auf Twitter folgen. In der Online Version finden Sie hier die versprochenen weiterführenden Links:

4 Responses to “Was tun wenn man mehr Anforderungen hat, als Zeit….?”

  1. Paul Herwarth von Bittenfeld sagt:

    Gute Punkte, die man sich immer wieder in Erinnerung rufen sollte.

  2. Einen Backlog verwalten ohne Softwareunterstützung kann ich mir kaum vorstellen. Wir haben lange Zeit mit Mantis und dann mit JIRA gearbeitet, was eine große Unterstützung ist. Es bedeutet zugleich ja auch, dass eine gemeinsame Wissensbasis aufgebaut wird, auf die von überall zugegriffen werden kann.